【お役立ち情報】 zoomとは？"インストール方法"と"使い方"を解説！
zoomとは、今の時代避けては通れない「ビデオ会議」をおこなうためのサービスです。
zoomを使うと、このようにビデオ会議を円滑におこなうことが可能です。
(引用: zoom - Host Controls for your Webinar)
zoomとは
現在、どのような場においてもビデオ会議は必要不可欠なものになっています。
その中で、zoomという名前を初めて知ったという方も多いのではないでしょうか。
今のようにビデオ会議が注目される前から、zoomは最も有名なビデオ会議サービスの一つとして挙げられていました。
本記事では、信頼性が高くビデオ会議をするには必要不可欠であるzoomのインストール方法から使い方まで、画像を使って改めて紹介します。
zoomで何ができるのか
一口にビデオ会議ツールと言っても、zoomを使って一体何ができるのでしょうか。
使い方を説明する前に、zoomの機能や特徴について具体的に紹介します。
| 機能 | 説明 |
|---|---|
| ビデオ会議の作成機能 | 誰でもビデオ会議の作成、参加が可能 |
| スケジュール機能 | 毎週同じ時間に会議を予約するなど、細かく設定できる |
| 招待 | 招待リンクを作成し、メールやチャットアプリで送れる |
| 会議中の機能 | 発言せずに意思表明できたりと、円滑に進めるための機能が豊富 |
| プライバシー | 入室時の名前を変更したり、バーチャル背景で背景を隠すことが可能 |
| セキュリティ | パスワードが設定できたり、入室者を参加させるかどうか確認できる |
上記のように豊富な機能があることで、zoomはただビデオ会議ができるだけではない、非常に使いやすいサービスになっているのです。
活用事例
機能を紹介されただけでは、使っているイメージがあまり湧かないかもしれません。
そこで、zoomがどのような場面で使われているのか、少し例を挙げたいと思います。
毎週のミーティング
zoomは毎週同じ曜日の同じ時間にミーティングをスケジュールすることが可能です。
一度同じURLを共有してしまえば、毎回そこから参加できます。
外部向けの説明会
zoomは承認されなければ参加できないよう設定したり、挙手機能によって発言者を決定したりといった機能を持ち、不特定多数とのビデオ会議にも適しています。
zoomをインストールしよう
zoomがどんなサービスかわかったところで、早速使用するためにzoomアプリケーションをインストールしましょう。
本章では、アカウント作成とインストールの方法を説明します。
既に済んでいる方はzoomの基本的な使い方に進んでいただいてかまいません。
また、ノートPCであればまず大丈夫ですが、デスクトップPCの場合はカメラがついていないことが多いので、下記のようなWebカメラを購入しておきましょう。
zoomを使う程度であれば、Webカメラはこれくらいのスペックで十分でしょう。
アカウント作成
まず最初に、アカウントを作成します。
公式サイトからサインアップを行う
zoomの公式サイトから「サインアップは無料です」をクリックしてアカウント作成ページに移動します。
アカウントに使うメールアドレスを入力
アカウント登録するメールアドレスを入力し、「サインアップ」をクリックします。
認証メールからアクティベート
入力したメールアドレスあてに認証メールが届くので、「アカウントをアクティベート」クリックします。
アカウント作成ページで情報を入力
アカウント作成ページが開くので、アカウント情報を入力し、「続ける」をクリックします。
アカウント作成が完了
下のページが表示されたら、アカウント作成は完了です。
引き続きzoomのインストールを行うので、「マイアカウントへ」をクリックしてマイページに移動します。
zoomのインストール
それでは、ここからインストールをおこないます。
右上のリソースメニューからzoomをダウンロード
マイページ右上の「リソース」にマウスを持っていくとメニューが開くので、「Zoomをダウンロード」をクリックしてダウンロードページに移動します。
zoomアプリをダウンロード
「ダウンロード」をクリックしてzoomアプリをダウンロードします。
finderでpkgファイルをダブルクリックして開く
finderでダウンロードフォルダを表示し、ダウンロードした「Zoom.pkg」をダブルクリックして開きます。
zoomのインストールを完了させる
インストーラが開くので、指示にしたがってインストールを完了させます。
これが終了すればzoomの起動が可能になります。
zoomを起動して「サインイン」をクリック
zoomを起動し、「サインイン」をクリックします。
アカウントにログイン
先ほど作成したアカウントのアドレスとパスワードを入力し、ログインします。
ログイン後、このホーム画面が表示されたらzoomのアカウント作成、及びインストールは完了です。
zoomの基本的な使い方
前章でインストールが完了しました。
本章では、zoomを使ってミーティング(ビデオ会議)へ参加する方法、そして自身でミーティングを作成およびスケジューリングする方法について解説します。
なお、初めてミーティングに入る際に「カメラ」と「マイク」のアクセス許可を求められます。
環境設定の「セキュリティとプライバシー」からその二つの項目にあるzoomのチェックボックスをオンにしましょう。
ミーティングに参加
まずは、自身が参加者としてミーティングに参加する方法について説明します。
ミーティングのリンクを開く
参加するにあたって、メールなどでミーティングの招待を受け取っていることと思います。
招待に記述されている、ミーティングのリンクを開きます。
リンクをzoomアプリで開く
参加用ページが開き、画像のようなホップアップが表示されるので、「zoom.us」を選択、「リンクを開く」をクリックします。
ミーティングに参加
zoomが起動し、自動的にミーティングに参加します。
新規ミーティング
次に、自身がホストとしてミーティングを立ち上げる方法について解説します。
「新規ミーティング」をクリック
ホーム画面の「新規ミーティング」をクリックします。
ミーティングが開始される
新しいミーティングが即座に作成、開始され、ミーティング画面が開きます。
参加者招待するため、「参加者」をクリックします。
参加者一覧から「招待」をクリック
画面右側に参加者一覧が表示されるので、その下にある「招待」をクリックします。
招待リンクをコピーして、参加者に送る
招待用のウィンドウが現れるので、「招待リンクをコピー」でリンクをコピーします。
このリンクをメールやチャットアプリなどで参加者に送ることで、ミーティングへの招待が可能です。
参加者は、上記ミーティングに参加の手順に従ってミーティングに参加することができます。
スケジュール
ミーティングをスケジュールすることで、決まった時間にビデオ会議を予約することができます。
スケジュールから招待の作成、ミーティングの開始までの方法を解説します。
「スケジュール」をクリック
ホーム画面の「スケジュール」をクリックします。
スケジュール作成画面で、詳細なスケジュールを設定
スケジュール設定用のホップアップが現れるので、スケジュールするミーティングの設定をおこないます。
設定が完了したら、「保存」でミーティングを予約します。
下の表に、主な設定項目についてまとめます。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 定期的なミーティング | チェックを入れると毎日や週ごとといった繰り返しのミーティングを設定できる |
| 待機室 | チェックを入れると、参加者はまず待機室に入り、ホストに承認されてから入室が可能になる |
| ビデオ | 入室時のビデオのオン/オフを設定できる |
| エントリー時に参加者をミュート(詳細なオプション内) | チェックを入れると参加者はミュート状態で入室する |
参加者を招待
予約したミーティングは、ホーム画面の「ミーティング」タブで確認することができます。
「招待のコピー」で招待リンクのコピーがおこなえます。
ミーティング画面からの招待と同様に、参加者を招待することが可能です。
予約した時間になったら、「開始」でミーティングを開始します。
ミーティング内での操作
zoomはミーティング中に使える機能も豊富です。
本章では、ミーティング画面下部にあるメニューバーを中心に、主な機能について解説します。
ミュート・ビデオのオン/オフ
「ミュート」および「ビデオの停止」をクリックすることで、音声と映像の送信/停止を切り替えることができます。
特に大人数でのミーティングでは、円滑に進めるために発言する際のみオンにする場合が多いです。
反応
zoomには反応という挙手や賛成などの意思表示をする機能が存在します。
発言することなく意思表明できるので、大人数でのミーティングでよく使われます。
1.送る反応を選択
「反応」をクリックすると、表示させる反応の種類が選択できます。
シチュエーションに適した反応を選びましょう。
2.反応が表示される
自分のビデオ画面に選択した反応が表示されます。
基本的に一定時間経てば消えますが、挙手の場合は残り続けるため手動で消すようにしましょう。
チャット
「チャット」をクリックすると、参加者一覧と同じ場所にチャット画面が表示されます。
「ここにメッセージを入力します...」にチャット内容を入力してEnterを押すことで、発言が可能です。
また、「ファイル」から送信するファイルを選択することで、チャット欄でファイルを共有することが可能です。
「宛先」を変更することで、その発言が誰に見えるのかを選択できます。 ホストは「全員」もしくは「個別の誰か」、参加者は「全員」もしくは「ホスト」を選択可能です。
画面共有
zoomは、ミーティングの参加者全員に自分のPC画面を見せることが可能です。
「画面の共有」をクリックすると、現在開いているウィンドウ一覧が表示されます。
そこから共有したいウィンドウを選択し、「画面の共有」をクリックすることで、画面共有が開始されます。
共有中はミーティング画面が表示されない代わりに、画面上部に画像のようなメニューが現れ、ここから操作が可能です。
「共有の停止」から、画面共有を終了できます。
バーチャル背景
バーチャル背景を設定することで、自分のビデオ画面から自分以外を消し、プライバシーを保護できます。
バーチャル背景を設定する方法は、
1.「ビデオ」横のメニューから「バーチャル背景」をクリック
2.設定ウィンドウで設定するバーチャル背景を選択
以上の手順で設定できます。
ミーティングの録画
「レコーディング」をクリックすると、ミーティングの録画が可能です。
動画ファイルの出力先を変更したい場合、画面左上の「zoom.us」メニューから「設定」をクリックします。
設定ウィンドウの「レコーディング」にある「レコーディングの保存場所」から出力先を設定できます。
この記事のまとめ
- zoomは、ビデオ会議をおこなうサービスの中でも最も有名
- ミーティング(ビデオ会議)の作成、参加、スケジュールを直感的に行うことができる
- ミーティング中にも会議を円滑に行うための機能が満載
